Bàn giao tốt bắt đầu vài tuần trước ngày bạn rời đi. Hãy liệt kê mọi thứ mình đang giữ, từ quyền truy cập, lịch chạy tự động, tới những việc dở dang và những điều chỉ mình biết, rồi làm cùng người nhận thay vì chỉ đưa cho họ một tài liệu. Bàn giao chỉ thật sự xong khi người nhận tự xử lý được một sự cố mà không cần gọi cho bạn.
Chào bạn, đây là Nhà Lập Trình. Trong nghề này, người ta chuyển dự án, chuyển đội, chuyển công ty khá thường xuyên. Cách bạn rời đi nói về bạn nhiều không kém cách bạn làm việc. Tập này kể cách bàn giao để người ở lại không phải gọi điện cho bạn lúc nửa đêm ba tháng sau.
Hố thường nằm ở đâu?
Những thứ dễ bàn giao nhất là những thứ đã có sẵn: mã nguồn trong kho mã, tài liệu đã viết. Hố thường không nằm ở đó, mà nằm ở những thứ vô hình.
Một lịch chạy tự động bạn cài trên máy chủ hai năm trước, mỗi tháng tạo báo cáo cho phòng kế toán, không ai biết nó tồn tại cho tới khi nó ngừng chạy. Một chứng chỉ bảo mật đăng ký bằng thư cá nhân của bạn, hết hạn sau khi bạn đi. Một tài khoản dịch vụ bên ngoài thanh toán bằng thẻ của bạn.
Những điều chỉ bạn biết: dịch vụ này thỉnh thoảng treo, phải khởi động lại. Dữ liệu từ đối tác kia hay sai định dạng vào đầu tháng. Anh kế toán hay gọi hỏi vào thứ hai, và thường là vì một lý do quen thuộc.
Đây là kiến thức sống trong đầu một người. Khi người đó đi, nó đi theo, trừ khi được lấy ra trước.
Lập danh sách những gì mình đang giữ
Việc đầu tiên là ngồi xuống và lập danh sách. Mọi hệ thống bạn chịu trách nhiệm. Mọi quyền truy cập bạn có: máy chủ, cơ sở dữ liệu, dịch vụ đám mây, tài khoản quản trị, tên miền. Mọi lịch chạy tự động. Mọi tài khoản dịch vụ bên ngoài, đăng ký bằng thư nào, thanh toán bằng gì.
Rồi đến những việc dở dang: đang làm gì, tới đâu, còn gì, nhánh nào trong kho mã là của việc nào. Những lời hứa với người khác: đã hứa sửa lỗi này cho phòng kinh doanh, đã hẹn gọi lại khách hàng kia.
Rồi đến kiến thức ngầm. Cách tốt để lấy ra là nhìn lại vài tháng qua: mình đã xử lý những sự cố nào, trả lời những câu hỏi nào, làm những việc định kỳ nào. Mỗi thứ là một mục cần bàn giao.
Danh sách này có thể dài bất ngờ. Đó chính là lý do phải bắt đầu sớm.
Làm cùng, đừng chỉ đưa tài liệu
Viết tài liệu bàn giao là cần, nhưng không đủ. Người nhận đọc tài liệu và gật đầu, nhưng khi tự làm thì bí ở bước ba, vì có một điều hiển nhiên với bạn mà bạn không nghĩ tới việc ghi ra.
Cách hiệu quả là làm cùng nhau theo ba giai đoạn. Giai đoạn một, bạn làm, người nhận ngồi xem và ghi chép. Giai đoạn hai, người nhận làm, bạn ngồi cạnh, chỉ lên tiếng khi cần. Giai đoạn ba, người nhận tự làm, bạn chỉ trả lời khi được hỏi.
Áp dụng cho những việc quan trọng nhất: đưa mã lên máy thật, xử lý sự cố hay gặp, chạy báo cáo định kỳ. Mỗi việc đi đủ ba giai đoạn thì người nhận mới thật sự nắm.
Trong lúc làm cùng, người nhận sẽ hỏi rất nhiều câu mà bạn không ngờ tới. Mỗi câu hỏi là một chỗ tài liệu còn thiếu. Hãy bổ sung ngay.
Quyền truy cập và tài khoản
Chuyển giao quyền truy cập cần làm cẩn thận theo hai chiều. Chiều thứ nhất, người nhận phải có đủ quyền trước khi bạn đi. Kiểm tra bằng cách để họ tự đăng nhập vào từng hệ thống, không phải chỉ nói đã cấp rồi.
Những tài khoản đăng ký bằng thư cá nhân của bạn, hoặc thanh toán bằng thẻ của bạn, phải được chuyển sang thư và phương thức thanh toán của công ty. Việc này đôi khi mất vài ngày vì phải xác minh, nên làm sớm.
Chiều thứ hai, sau khi bạn đi, quyền của bạn phải được thu hồi. Đây là việc của công ty, nhưng bạn có thể giúp bằng cách đưa cho người phụ trách danh sách đầy đủ mọi quyền bạn đang có. Một người đã rời đi mà vẫn còn quyền vào máy chủ là một rủi ro bảo mật, dù bạn không có ý gì.
Và đổi những mật khẩu dùng chung mà bạn biết, như mật khẩu tài khoản quản trị chung, sau khi bàn giao xong.
Khi nào thì bàn giao xong?
Bàn giao không xong khi bạn gửi tài liệu, cũng không xong vào ngày cuối cùng của bạn. Nó xong khi người nhận tự xử lý được những tình huống quan trọng mà không cần bạn.
Một phép thử tốt: trong tuần cuối, hãy để người nhận xử lý một sự cố hoặc một lần đưa mã lên hoàn toàn một mình. Nếu họ làm được, bạn yên tâm. Nếu họ bí, bạn còn thời gian bổ sung.
Nếu có thể, để lại cách liên lạc và nói rõ bạn sẵn lòng trả lời vài câu hỏi trong vài tuần đầu. Hầu hết người nhận sẽ không lạm dụng, và điều đó cho họ yên tâm.
Một anh lập trình ở Cần Thơ kể anh luôn tự hỏi trước khi rời một dự án: nếu mình mất liên lạc hoàn toàn từ ngày mai, dự án này có chạy tiếp được không. Anh bảo khi câu trả lời là có, lúc đó anh mới thấy mình đi được.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu bàn giao dự án từ khi nào?
Càng sớm càng tốt, lý tưởng là vài tuần trước ngày rời đi. Lập danh sách, chuyển tài khoản và làm cùng người nhận đều cần thời gian.
Tài liệu bàn giao dự án cần có những gì?
Danh sách hệ thống phụ trách, quyền truy cập, lịch chạy tự động, tài khoản dịch vụ bên ngoài, việc dở dang, những lời hứa với người khác và các kiến thức ngầm như sự cố hay gặp.
Vì sao chỉ đưa tài liệu thì bàn giao chưa đủ?
Vì luôn có những điều hiển nhiên với người cũ mà không được ghi ra. Làm cùng nhau theo từng giai đoạn giúp người nhận thật sự nắm và phát hiện chỗ tài liệu còn thiếu.
Làm gì với tài khoản đăng ký bằng thư cá nhân?
Chuyển sang thư và phương thức thanh toán của công ty trước khi rời đi, vì việc xác minh có thể mất vài ngày. Nếu không, dịch vụ có thể ngừng sau khi bạn đi.
Khi nào có thể coi là bàn giao xong?
Khi người nhận tự xử lý được các tình huống quan trọng như sự cố hay gặp và đưa mã lên máy thật mà không cần hỏi bạn.
